Malgré leurs inconvénients, les entreprises utilisent encore bien souvent des formulaires papier pour collecter des données sur le terrain. Pourtant, grâce à l’avènement des smartphones et des tablettes, les formulaires électroniques mobiles constituent désormais une alternative plus productive et plus efficace.
Voici cinq bonnes raisons pour lesquelles les formulaires papier devraient être remplacés par des formulaires électroniques mobiles.
1. Limiter le risque d’erreurs
Dans la plupart des cas, les formulaires papier sont remplis à la main, ce qui augmente le risque d’erreur humaine. Remplir un formulaire papier peut s’avérer long et fastidieux, l’écriture de l’employé peut être illisible, les calculs incorrects, des champs de formulaire peuvent être omis et il est difficile de sécuriser un support papier. D’une manière générale, un processus nécessitant une saisie manuelle de données se révèle souvent chronophage pour l’entreprise. A contrario, les formulaires électroniques peuvent être pré remplis avec des données contextuelles (dossier client, missions, etc.). Ils permettent de valider les saisies, d’effectuer automatiquement des calculs, de rendre des saisies obligatoires et de réduire considérablement le risque d’erreurs.
2. Réduire les coûts cachés
L’usage de formulaires papier génère de nombreux coûts cachés, qu’il s’agisse de coûts d’impression, de transport ou d’archivage. Sans parler du temps nécessaire pour compiler, gérer et analyser les informations. Avec les formulaires électroniques, les employés terrain ont la possibilité de télécharger instantanément les données. Leurs collègues peuvent accéder immédiatement à l’information, ce qui facilite la collaboration et contribue à réduire les délais et les coûts.
3. Faciliter l’accès aux données
En tant que consommateurs, nous exigeons des temps de réponse très courts. Contrairement aux formulaires électroniques, les formulaires papier ne peuvent pas être transférés instantanément à un responsable ou aux membres d’une équipe ni saisis immédiatement dans une application du back-office. Généralement, le personnel terrain doit transmettre les formulaires papier au bureau où ils sont ressaisis et archivés. Lors d’un audit ou d’un contrôle, les formulaires correspondants doivent être recherchés dans un système de classement ou un emplacement d’archivage. Avec les formulaires électroniques, vous accédez instantanément aux données sans avoir à effectuer de longues recherches.
4. Enrichir les données
Le format d’un formulaire papier est figé. À l’inverse, les formulaires électroniques offrent de nombreuses possibilités pouvant considérablement améliorer le flux de travail d’une entreprise. Avec les formulaires électroniques, vous pouvez insérer des photos, capturer des signatures, scanner des codes à barres, inclure automatiquement des informations de géolocalisation et d’horodatage, enregistrer de l’audio, etc. Tous ces éléments peuvent être injectés de manière transparente dans un formulaire électronique et transférés directement à une application du back-office ou configurés pour être transmis à un endroit spécifique dans le format de votre choix.
5. Exploiter les données
Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne suivez pas. Les formulaires électroniques vous permettent de générer des rapports et d’analyser les données terrain pour faire émerger des modèles, identifier des corrélations significatives, et isoler la cause de problèmes critiques. Pouvoir non seulement accéder à vos données, mais également les utiliser dans le cadre d’un audit ou d’un contrôle pour démontrer à l’aide de tableaux de bord à vos clients, partenaires ou inspecteurs que vous vous conformez à la règlementation, est bien au-delà de ce que vous pourriez accomplir avec de simples formulaires papier.
Directeur Marketing & Développement / CMO